Digidokumendi loomine Buildocsis on lihtne ja mugav protsess. Alustuseks tuleb süsteemis valida sobiv mall või dokumenditüüp, mille alusel uut digidokumenti koostama hakata. Seejärel täida vajalikud väljad, lisa vajadusel lisad või täpsustused ning kontrolli, et kogu info oleks korrektne. Kui dokument on valmis, saad selle suunata allkirjastamiseks kas endale või teistele osapooltele. Pärast digiallkirjade lisamist on dokument ametlikult kinnitatud ja säilitatakse Buildocsi süsteemis koos kõigi allkirjade ja muudatuste ajalooga.
Kuidas luua digidokumenti Buildocsis?
Buildocsis saad mugavalt koostada digidokumente, määrata allkirjastajad ning jälgida kogu allkirjastamise protsessi.
Allkirjastajate valimine
Iga dokumendi lõpus asub tabel, kus saad valida kasutajad, kes peavad dokumendi allkirjastama.
Allkirjastamise järjekord
- Kui märgid linnukese „Allkirjasta järjekorras“, siis toimub allkirjastamine määratud järjekorras.
- Kui esimene kasutaja on dokumendi allkirjastanud, teavitatakse automaatselt järgmist, et dokument on valmis tema jaoks allkirjastamiseks.
Juhuslik allkirjastamise järjekord
- Kui „Allkirjasta järjekorras“ linnuke pole märgitud, võivad kõik valitud kasutajad dokumendi allkirjastada vabalt, suvalises järjekorras.
Dokumendi staatus
- Dokument muutub allkirjastamiseks kättesaadavaks siis, kui selle staatus on „Dokument on allkirjastamiseks valmis“.
Kus saab dokumenti allkirjastada?
- Kõik dokumendid, mis ootavad allkirju, on nähtavad lehel ALLKIRJASTAMISEKS / KINNITAMISEKS.
- Otse dokumendi enda vaates (kui staatus on „valmis allkirjastamiseks“, ilmub roheline nupp „Allkirjasta“)
- Vajadusel ka teistes kohtades vastavalt süsteemi seadistusele