Miks on see oluline?
Mõõtevahendite (näiteks mõõdulindid, tasandid, lasermõõtjad, jms) sertifitseerimine ja regulaarsed kontrollid on ehitus- või tootmisettevõttes kohustuslikud. Kui ükski kontroll vahele jääb, võib see tuua kaasa tööseisakuid, trahve või isegi ohutusprobleeme.
Selleks on Buildocsis loodud lahendus, mis aitab kõiki mõõtevahendite kontrolli- ja sertifitseerimise tähtaegu automaatselt hallata ja ei lase midagi unustada.
Kuidas see töötab?
- Sisesta mõõtevahendite andmed registrisse
- Ava „Mõõtevahendite register“.
- Lisa iga mõõtevahendi kohta kõik vajalikud andmed: nimi, seerianumber, asukoht, vastutaja, kas on kalibreeritav või mitte, viimane kontrolli kuupäev, järgmise kontrolli kuupäev jpm.
- Vajadusel lisa lisainfo ja failid (nt eelmiste kontrollide protokollid).
- Ajasta ülesanded SMART TODO kaudu
- Kui sisestad „Järgmine kontroll“ või „Järgmine sertifitseerimine“ kuupäeva, loob süsteem selle põhjal automaatselt ülesande SMART TODOsse.
- Ülesandele määratakse vastutaja, kes saab tähtaja saabudes automaatse meeldetuletuse.
- Kõik ülesanded koonduvad töötajate jaoks keskseks ülesandeloendisse, et ükski tähtaeg ei jääks kahe silma vahele.
- Loo või kohanda reegleid vastavalt vajadusele
- SMART TODOs saab luua ajastamise reegleid (nt „Järgmine mõõtevahendi sertifitseerimine“).
- Reegel määrab, millal ja kellele süsteem ülesande loob (näiteks X päeva enne tähtaega).
- Reegleid võib lisada nii eelnevalt kui ka jooksvalt – kui reegel luuakse hiljem, käib süsteem kõik olemasolevad mõõtevahendid üle ja loob vajadusel puuduolevad ülesanded automaatselt.
- Meeldetuletused ja aruandlus
- Süsteem saadab vastutajale meeldetuletuse vastavalt reeglile.
- Ülesannete täitmist ja ajalugu saab alati vaadata SMART TODOs ja mõõtevahendite registris.
Praktiline näide
- Ettevõttel on 50 erinevat mõõtevahendit.
- Iga mõõtevahendi kohta sisestatakse järgmine kontrolli kuupäev.
- Süsteem loob kõik vajalikud ülesanded automaatselt ja määrab need vastutajatele.
- Vastutaja saab e-kirja, teavituse ja näeb oma töölaos, millal sertifitseerimine teha.
- Kui mõõtevahendi kontroll on tehtud ja kuupäev uuendatud, loob süsteem kohe järgmise ülesande järgmise tähtaja järgi.