Smart TODO süsteem lisab sündmusi kalendrisse automaatselt siis, kui süsteemi sisestatakse või uuendatakse teatud tüüpi andmeid, millele on seotud ajastamise reegel. Näiteks:
- Reegli seadistamine
Administraator või töötaja seab üles Smart TODO-s reegli (nt tervisekontrolli tähtaeg, koolituse aegumine vms). - Andmete lisamine või muutmine
Kui töötaja või administraator lisab töötajale uue sündmuse (nt uue tervisekontrolli kuupäeva, kutsetunnistuse kehtivusaja või mõne muu tähtpäeva), kontrollib Smart TODO, kas sellele sündmusele vastab mõni reegel. - Automaatne sündmuse loomine
Kui reegel on olemas, loob süsteem automaatselt vastava ülesande või meeldetuletuse Smart TODO kalendrisse, lähtudes reeglites määratud tingimustest (nt kui palju varem tuleb teavitada). - Meeldetuletused ja nähtavus
Loodud sündmus või ülesanne ilmub automaatselt sinu (või admini) Smart TODO vaates õigesse päeva.
Töötaja näeb vaid enda ülesandeid; administraatoril on ülevaade kõigi töötajate ülesannetest.
Näide:
Kui lisad töötajale uue koolituse või sertifikaadi kehtivusaja, ning süsteemis on seadistatud reegel „Koolituste aegumine“, lisab Smart TODO kalendrisse automaatselt ülesande ning teavitab sind ette, kui tähtaeg läheneb.