Smart TODO on Buildocsi nutikas abiline, mis on loodud selleks, et vältida oluliste tähtaegade ja dokumentide aegumist ettevõttes. Tegemist on automaatsete meeldetuletuste ja reeglite süsteemiga, mis aitab nii töötajatel kui administraatoritel oma tööd paremini planeerida, vähendada riske ja hoida kogu personaliga seotud info alati kontrolli all.
Miks on Smart TODO vajalik?
Igas ettevõttes tuleb jälgida hulgaliselt tähtaegu:
- Töötajate tervisekontrollide uuendused
- Kohustuslikud koolitused (näiteks tööohutus, esmaabi vms)
- Kutse- ja pädevustunnistuste kehtivus
- Töölubade, kvalifikatsioonide või sertifikaatide lõppemine
- Muud perioodilised tegevused, millele seadus või ettevõtte sisekord seab nõuded
Kõiki neid tähtaegu käsitsi kalendris või Excelis jälgida on tülikas ja ajamahukas. Samuti võib inimene eksida või unustada, mis võib kaasa tuua trahve, tööseisakuid või muid ebameeldivusi.
Smart TODO aitab kõik sellised riskid minimeerida – süsteem teeb töö Sinu eest!
Kellele ja kuidas Smart TODO kasulik on?
Administraatoritele ja personalitöötajatele:
- Saavad seadistada korduvkasutatavaid reegleid kogu ettevõtte töötajate kohta (näiteks „Teavita mind iga töötaja tervisekontrolli aegumise kohta 1 kuu ette“).
- Kõik meeldetuletused tekivad automaatselt – kui lisada uus töötaja või uuendada tema dokumente, hakkavad reeglid kohe kehtima.
- Võimalik on kiiresti saada ülevaade kõigi töötajate kohta: kellel on midagi aegumas, kellel on kõik korras.
- Vähendab vajadust manuaalseks tööks, Exceli tabelite või kalendrite pidamiseks.
Töötajatele:
- Iga töötaja saab ise määrata, milliseid isiklikke meeldetuletusi ta soovib (nt „Anna teada, kui minu sertifikaat aegub 2 nädalat enne tähtaega“).
- Töötaja näeb ainult enda andmeid ja talle suunatud meeldetuletusi – tema privaatsus on tagatud.
- Väldib olukordi, kus tähtajad ununevad või tähtsad tegevused jäävad õigel ajal tegemata.
Kuidas Smart TODO töötab?
- Reeglite seadistamine:
- Administraator või töötaja loob reegli (nt „Tervisekontrolli aegumise meeldetuletus 1 kuu enne tähtaega“).
- Reeglit saab seadistada ükskõik millise tähtaja, dokumendi või sündmuse peale ning määrata, kui kaua enne tähtaega meeldetuletus saadetakse (päevad, nädalad, kuud).
- Automaatne jälgimine:
- Kui süsteemi lisatakse uus töötaja või uuendatakse tema andmeid (näiteks sisestatakse uus tervisekontrolli kuupäev), loob Smart TODO automaatselt uued meeldetuletused vastavalt kehtivatele reeglitele.
- Töötaja näeb oma Smart TODO vaates ainult neid teavitusi, mis on seotud tema endaga. Administraator näeb kogu ettevõtte vaadet.
- Teavitused ja meeldetuletused:
- Kui tähtaja lähenemine jõuab määratud ajavahemikku (nt 1 nädal enne aegumist), saadab süsteem teavituse.
- Administraatorid saavad koondteavitused kõigi töötajate kohta; töötajad saavad teavituse ainult enda kohta.
- Jooksev ajakohastamine:
- Kui töötaja andmeid muudetakse (nt pikendatakse sertifikaati), uuendab Smart TODO meeldetuletusi automaatselt – midagi ei jää kahe silma vahele.
Eelised ettevõttele
- Vähem riske ja rohkem kontrolli: Kõik tähtajad on süsteemis, midagi ei unune.
- Ajavõit: Vähem manuaalset jälgimist ja vähem võimalust eksida.
- Lihtne kasutamine: Ühe korra reegel töötab automaatselt kõigi töötajate puhul.
- Täielik ülevaade: Administraatorid saavad alati teada, mis seisus on ettevõtte personalidokumentatsioon.
Smart TODO aitab kaasaegsel ettevõttel olla efektiivne, vähendada inimlikke vigu ja hoida nii töötajad kui juhtkond kursis kõigi oluliste tähtaegadega. Olgu sul vastutus iseenda, meeskonna või terve ettevõtte eest – Smart TODO teeb tähtaegade jälgimise lihtsaks, kiireks ja usaldusväärseks.