Smart TODO süsteem on üles ehitatud nii, et iga kasutaja või administraator saab mugavalt oma tööülesandeid hallata, jälgida ja planeerida. Allpool on toodud peamised vaated ja funktsioonid:
1. Vasak menüü – peamine navigeerimine
- Minu päev: Sinu tänased ülesanded.
- Tähtis: Olulised ülesanded, millele oled lisanud tärni.
- Planeeritud: Kõik ülesanded, millel on määratud tähtaeg (näed ülevaadet „tähtaja ületanud“, „täna“, „hiljem“).
- Saadetud minule: Ülesanded, mille on sulle määranud teised kasutajad.
- Saadetud minult: Ülesanded, mille oled määranud teistele.
- Kõik ülesanded: Kõik sinu ülesanded, sõltumata staatustest.
- Lõpetatud: Juba lõpetatud ülesannete nimekiri.
- Reeglid: Vaade, kus saad hallata automaatsete ülesannete ja meeldetuletuste reegleid.
2. Ülesannete lisamine ja haldamine
- Ülesannet saab lisada kiiresti vaates „Minu päev“ või teistes nimekirjades, sisestades ülesande nime ja vajutades Enter.
- Iga ülesande juurde saab lisada tähtaega (kasutades kalendriikooni), muuta staatust (oluline, lõpetatud jms), lisada täpsustusi või kustutada ülesande.
- Tähtsa ülesande saad märkida tärniga, mis toob selle välja „Tähtis“ vaates.
3. Kalendri funktsioon
- Kalendriikoon võimaldab ülesandele valida konkreetse päeva.
- „Minu päev“ ja „Planeeritud“ vaadetes saad kuupäeva vahetada ning näha, millised ülesanded on planeeritud erinevatele päevadele.
- Kui mõnele päevale on planeeritud ülesanne, kuvatakse kalendris sellel kuupäeval väike pliiatsi-ikoon.
4. Sildid ja grupid
- Silt:
Võimaldab ülesandeid grupeerida erinevate teemade või projektide järgi (nt „Sünnipäevad“, „Dokumendid“, „Tähtajad“).- Silti saab lisada ülesandele ülesande loomisel või pärast ülesande loomist (drag & drop või valides sildi ülesande detailvaates).
- Sildid kuvatakse vasakul menüüs ja nendele klõpsates näed ainult selle sildiga seotud ülesandeid.
- Grupid:
Sildid saab grupeerida omavahel seotud teemadeks või projektideks – näiteks võib olla üks grupp „Personal“ ja selle all erinevad sildid nagu „Koolitused“, „Tervisekontrollid“, „Puhkused“.- Gruppide abil on lihtne teha projektipõhist või temaatilist ülesannete haldust.
- Siltide ja gruppide haldus asub vasakul menüüs „Sildid“ sektsiooni all ning uusi silte või gruppe saab lisada plussmärgi abil.
5. Automaatika ja reeglid
- Reeglid:
Võimaldavad seadistada automaatselt tekkivaid ülesandeid (nt tervisekontrolli, koolituse aegumine, sünnipäev, jms).- Reeglile saab alati määrata sildi – nii on kõik automaatsed ülesanded kohe õigesse kategooriasse sorteeritud.
- Kui automaatne ülesanne tekib, seotakse see kohe määratud sildiga ning ilmub selle sildi nimekirja.